El Archivo Bello pone a disposición sus lineamientos e instrumentos de gestión #EmpoderarLosArchivos
En el Día Internacional de los Archivos, el Archivo Central Andrés Bello de la Vicerrectoría de Extensión de la Universidad de Chile adhiere a los principios de la Declaración de Madrid publicada el año 2019, designado como el Año Iberoamericano de los Archivos para la Transparencia y la Memoria. Nos parece que estos principios debieran ser suscritos también por el Estado de Chile y, en particular, por la Convención Constituyente, instancia próxima a sesionar.
La Declaración de Madrid, en su segundo acápite, sostiene que “Los Archivos y las buenas prácticas de gestión documental se convierten en potentes y eficaces colaboradores en la lucha contra la corrupción, la promoción del bueno gobierno y la transparencia administrativa”. En ese sentido, los archivos y la gestión documental entendidos de este modo procurarían entonces evitar prácticas espurias en los campos de la administración pública. Así, cuando los documentos son entendidos como evidencias de las funciones realizadas en el ámbito público, cada institución debe garantizar “la trazabilidad de su contexto y de su gestión, así como la indispensable implementación de procesos de valoración o evaluación documental”. Ello es indispensable para la correcta y ordenada preservación de los archivos, con el fin de garantizar la transparencia y el acceso.
En esta línea, el Área de Información Bibliográfica y Archivística (AIBA) del Archivo Central Andrés Bello cumple una labor medular. Esta es el área que estuvo a cargo de la planificación e implementación del Sistema de gestión de los documentos administrativos de nuestro archivo con el que contamos actualmente. Gracias a la identificación de una serie de procesos y de la definición de responsabilidades, logramos avanzar diariamente en las tareas de manejo de los documentos, de su clasificación y valoración.
El trabajo de AIBA, a su vez, permite poner a disposición de las y los usuarios materiales bibliográficos y archivísticos a través de los sistemas digitales universitarios, tal como la Biblioteca Digital de la Universidad de Chile. Asimismo, AIBA ha colaborado con otras organizaciones en asesorías para el manejo y orden de colecciones documentales, poniendo en práctica también la misión de extensión universitaria que nuestro Archivo Bello tiene para con las comunidades archivísticas y de la administración pública.
En este Día Internacional de los Archivos, el Archivo Bello reconoce esta invaluable y meticulosa labor del Área de Información Bibliográfica y Archivística, y saluda a sus integrantes: Alessandro Chiaretti, Carolina Torres y Marcos Parra, quienes conforman el grupo de profesionales que hacen posible cotidiana y colectivamente la ejemplar gestión documental de nuestro Archivo Bello.
Además, en este Día compartimos virtualmente a las comunidades archivísticas, al público en general y a todos y todas quienes requieran orientación en el diseño y planificación de su gestión documental los siguientes cuatro documentos de trabajo del Archivo Central Andrés Bello, que están a la base del funcionamiento del Sistema de gestión documental de nuestra institución. Estos son:
• Política de Gestión de Documentos del Archivo Central Andrés Bello.
Este documento describe la política de gestión documental que tiene el AB, aplicable para la gestión de documentos en formato papel y electrónicos, y para sistemas híbridos. Aquí se registran cuáles son las normas de referencia de la política de gestión documental que tiene el AB, los términos y definiciones con los cuales se desenvuelve, los principios y directrices que movilizan sus acciones, y los roles y responsabilidades asignados.
• Manual de Procesos de Clasificación y Valoración de los documentos del Archivo Central Andrés Bello
En un sistema de gestión documental de carácter institucional, la clasificación y valoración son procesos clave del trabajo archivístico. Este manual técnico describe los procesos de trabajo de clasificación y valoración del AB, identificando a su vez los roles y responsabilidades que participan en dicha labor de nuestra institución.
• Cuadro de Clasificación Documental del Archivo Central Andrés Bello
Este instrumento presenta de manera jerárquica y lógica las funciones desarrolladas por la institución y especifica las actividades necesarias para su cumplimiento, como también indica los tipos documentales en los que se concretan estas acciones. El Cuadro de Clasificación es el instrumento que permite que el archivo se organice de manera adecuada.
• Manual de Gestión de Documentos del Archivo Central Andrés Bello
Este manual técnico presenta un instrumento dinámico que requiere de revisiones y actualizaciones periódicas de las actividades relativas a la gestión documental. De este modo, este documento define la manera de aplicar los procesos relacionados a la gestión de documentos como guía para el trabajo diario que se realiza en cada área de la institución.
De este modo, conmemoramos este Día Internacional de los Archivos, poniendo a disposición nuestro trabajo en el área de la archivística. Las y los invitamos a contar con estos documentos, usándolos como referencia para sus propias tareas de gestión. Asimismo, estamos muy atentos y atentas a sus comentarios, sugerencias, inquietudes y consultas, las cuales las pueden hacer llegar a través del correo archivo.central@uchile.cl
Precisamente en estos momentos que vive el país, donde las posibilidades de avanzar en mayor justicia social se han abierto, el proceso de la gestión documental de los Archivos resulta imprescindible. #EmpoderarLosArchivos en clave democrática es también avanzar en el ejercicio de nuestro derecho a la memoria y, asimismo, nos permite estar a la altura de los desafíos de probidad, transparencia y participación que nuestro país requiere. Esperamos que estos materiales de trabajo que ponemos a disposición de la comunidad en nuestra web contribuyan hacia ese camino.
